Um das Vokabular zu diesem Thema besser verstehen zu können, finden Sie vorab hier die Entsprechungen der wichtigsten Begriffe, die in Excel und einer Datenbank verwendet werden:

Excel	Access oder andere Datenbanken
Arbeitsmappe oder Excel-Datei	Datenbank oder Access-Datei
Blatt	Tabelle
Spalte	Feld
Zeile	Datensatz
Zellen	Daten

Mit cablabel S3 Pro ist es möglich, eine Verbindung zu einer Excel- und Access-Datei oder einer anderen Datenbank zu definieren, um so neuen Datenquellen zu erstellen, die von den Objekten des Etiketts dynamisch verwendet werden können.

Die Auswahl der Datenbank hängt natürlich insbesondere ab von den Vor- und Nachteilen der jeweiligen Lösung, dem Hardware- und Softwarebudget, dem vorhandenen Know-how, etc.

Gut zu wissen: es ist nicht zwingend erforderlich, Excel oder Access auf allen Computern mit cablabel S3 Pro oder Print zu installieren, da der OLE DB-Provider „Access Database Engine“ von Microsoft ausreicht, um eine Verbindung zu den Datendateien herzustellen.

Deshalb wird die Excel-Arbeitsmappe oft für die Erstellung und Verwaltung einer Datenquelle bevorzugt, da sie relativ einfach und bequem zu bedienen ist. Um mit cablabel S3 voll funktionsfähig zu sein, müssen jedoch einige Vorkehrungen getroffen werden:

• Verwenden Sie keine Leerzeichen oder andere Sonderzeichen in den Namen der Blätter.
• Fügen Sie am Anfang des Blattes keine leeren Zeilen, Titel oder anderen Texte hinzu.
• Die erste Zeile eines Blattes muss zwingend entweder die Feldnamen oder den ersten Datensatz enthalten.
• Rohdaten in Textform sollten bevorzugt werden, indem Sie vermeiden auf die Zellen ein Format oder eine Formatierung anzuwenden, die für Excel spezifisch ist.
• Die Erkennung des Spaltentyps und der Datenlänge erfolgt nur für eine begrenzte Anzahl von Zeilen (8 standardmäßig und bis zu 16 durch Ändern der Windows-Registrierung).

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel bietet nicht alle Funktionen einer Datenbank. Einige Nachteile müssen berücksichtigt werden:

• Abhängig von den Versionen kann es sein, dass nur ein Zugriff pro Datei möglich ist. Dieselbe Datenquelle kann daher nicht gleichzeitig von Excel und der cablabel S3-Software verwendet werden.
• Es gibt keine Optimierung, wie sie die Datenindizierung bietet. Abfragen auf großen Tabellen dauer daher länger.
• Der Feldtyp „BLOB“ existiert nicht. Es ist daher beispielsweise nicht möglich, das Etikett in der Datenbank zu speichern.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auch auf der Microsoft-Website:

• Verwalten von Daten mit Access oder Excel

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass eine gut strukturierte Excel-Arbeitsmappe sehr gut geeignet ist, um eine kleine Datenquelle mit einer speziellen Verwendung für cablabel S3 zu erstellen.
Sobald Sie jedoch gleichzeitigen Zugriff oder bessere Performance benötigen, ist es besser sich für Access oder eine andere Datenbank zu entscheiden, da Sie wissen, dass die Daten relativ einfach übertragen werden können.